Om een klantvraag per e-mail te beantwoorden klik je op ‘klant mailen’. De aanhef en afsluiting van de e-mail zijn automatisch voor je ingesteld. Het is ook mogelijk opmaakopties te gebruiken. Daarnaast kun je een notitie plaatsen, een bijlage toevoegen en beslissen of je de klantvraag open wil houden of wil sluiten na het sturen van het bericht.
Ben je tevreden met je bericht? Klik dan op ‘Verzend’. Je krijgt dan een voorbeeld van je bericht te zien. Ziet het bericht er goed uit? Dan druk je op ‘Ja, verstuur’. Je bericht wordt direct naar de klant verstuurd.
-
Een e-mail van een klant bevat vaak veel informatie die jou helpt: lees de e-mail dan ook goed. Wat is precies de vraag?
-
Stuurt de klant je een heel kort bericht? Reageer dan netjes en vraag om meer informatie. Stel je klantvraag vervolgens in op ‘Wacht op reactie klant’.
-
Zorg dat jouw bericht altijd een aanhef, korte samenvatting van het probleem, de geboden oplossing(en) en een afsluiting bevat.
-
Een e-mail is eigenlijk een visitekaartje voor je winkel of bedrijf. Zorg ervoor dat er geen spelfouten in zitten.
Standaardberichten
In het verkoopaccount kun je bij een openstaande klantvraag een standaardbericht invoeren waarmee je vervolgens, met één druk op de knop, efficiënt met klanten communiceert. Vooral bij veelgestelde vragen is het handig om met standaardberichten te werken. Deze standaardberichten kun je zelf schrijven, opslaan en bewerken.
Door even te investeren in het opstellen van enkele standaardberichten bespaar je uiteindelijk een hoop tijd. Een groot deel van je bericht staat binnen één tel klaar, alleen het toevoegen van de specifieke informatie voor het beantwoorden van de klantvraag is nog nodig.
Inspiratie nodig voor standaardberichten? Bekijk onderstaande voorbeelden.
- Mail: Bestelling nog niet ontvangen
- Mail: Artikel retourneren met bol.com retourlabel
- Mail: Retour verwerkt
- Mail: btw-factuur
Persoonlijke handtekening
Om het contact met je klanten nog persoonlijker te maken kun je bij een openstaande klantvraag in het drop-down menu ‘standaardberichten’ kiezen voor de optie ‘persoonlijke handtekening’. Nadat je een persoonlijke handtekening hebt ingesteld, wordt deze automatisch toegevoegd aan nieuwe berichten.
Bijlage toevoegen
Tijdens het beantwoorden van een klantvraag, dien je soms een bijlage te verzenden naar de klant. Denk aan een btw-factuur of een foto van het geretourneerde product. Je kunt in je openstaande klantvraag een bijlage toevoegen tijdens het opstellen van de e-mail naar de klant via de knop ‘Voeg bijlage toe’.
Let op: hier gelden een aantal restricties voor:
- Maximale grootte bijlage: 10 MB.
- Geaccepteerde bestandstypen: .bmp, .csv, .doc, .docx, .eml, .gif, .htm, .html, .jpeg, .jpg, ods, .odt, .pdf, .png, .rtf, .tiff, .tnef, .txt, xhtml, .xls, .xlsx en .xml
- Maximale aantal toe te voegen bijlagen: 5.
- Maximale grootte alle bijlagen: 20 MB.
- De bijlage wordt door de virusscanner als veilig gezien.
