Mailcontact met klanten

Op deze pagina lees je hoe mailcontact met klanten werkt en vind je tips en standaardberichten om dit goed in te richten.

Om een klantvraag per e-mail te beantwoorden klik je op ‘klant mailen’. De aanhef en afsluiting van de e-mail zijn automatisch voor je ingesteld. Het is ook mogelijk opmaakopties te gebruiken. Daarnaast kun je een notitie plaatsen, een bijlage toevoegen en beslissen of je de klantvraag open wil houden of wil sluiten na het sturen van het bericht.

Ben je tevreden met je bericht? Klik dan op ‘Verzend’. Je krijgt dan een voorbeeld van je bericht te zien. Ziet het bericht er goed uit? Dan druk je op ‘Ja, verstuur’. Je bericht wordt direct naar de klant verstuurd.

Tips voor mailen met klanten
  • Een e-mail van een klant bevat vaak veel informatie die jou helpt: lees de e-mail dan ook goed. Wat is precies de vraag?
  • Stuurt de klant je een heel kort bericht? Reageer dan netjes en vraag om meer informatie. Stel je klantvraag vervolgens in op ‘Wacht op reactie klant’.
  • Zorg dat jouw bericht altijd een aanhef, korte samenvatting van het probleem, de geboden oplossing(en) en een afsluiting bevat.
  • Een e-mail is eigenlijk een visitekaartje voor je winkel of bedrijf. Zorg ervoor dat er geen spelfouten in zitten.

Standaardberichten

In het verkoopaccount kun je bij een openstaande klantvraag een standaardbericht invoeren waarmee je vervolgens, met één druk op de knop, efficiënt met klanten communiceert. Vooral bij veelgestelde vragen is het handig om met standaardberichten te werken. Deze standaardberichten kun je zelf schrijven, opslaan en bewerken.

Door even te investeren in het opstellen van enkele standaardberichten bespaar je uiteindelijk een hoop tijd. Een groot deel van je bericht staat binnen één tel klaar, alleen het toevoegen van de specifieke informatie voor het beantwoorden van de klantvraag is nog nodig.

Inspiratie nodig voor standaardberichten? Bekijk onderstaande voorbeelden.

  1. Mail: Bestelling nog niet ontvangen
  2. Mail: Artikel retourneren met bol.com retourlabel
  3. Mail: Retour verwerkt
  4. Mail: btw-factuur

Persoonlijke handtekening

Om het contact met je klanten nog persoonlijker te maken kun je bij een openstaande klantvraag in het drop-down menu ‘standaardberichten’ kiezen voor de optie ‘persoonlijke handtekening’. Nadat je een persoonlijke handtekening hebt ingesteld, wordt deze automatisch toegevoegd aan nieuwe berichten.

Ook handig

Onderwerpen en tips op een rijtje

Klantenservice instellingen

In je verkoopaccount zijn er verschillende opties om jouw klantenservice instellingen aan te passen. Op deze pagina vind je de mogelijkheden.

Wat is merk-waardige service?

Hier vind je alles over merk-waardige service en hoe jij deze als partner het beste kunt toepassen.

Telefonisch contact met klanten

Lees hier hoe je telefonisch contact met klanten werkt en welke tips helpen om de beste service te bieden.