Tips voor het snel en goed afhandelen van klantvragen

Artikel 11 mei 2021

We begrijpen dat het niet altijd lukt om alle vragen binnen 24 uur te beantwoorden, maar we helpen je graag om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Daarom delen we graag nog extra tips met je om klanten zo snel mogelijk te helpen.

Tips om klantvragen snel een effectief te kunnen behandelen

 

Tip 1: Neem telefonisch contact op met de klant

Omdat tevreden klanten sneller terugkomen, is goede service erg belangrijk. Om je klanten  beter en sneller te kunnen helpen is het mogelijk om een telefoonnummer van de klant op te vragen wanneer:

  • De klant je in eerste instantie zelf (niet anoniem) heeft gebeld of wanneer de klant een telefoonnummer in het contactformulier van de klantvraag heeft achtergelaten
  • Het tussen 09:00 en 21:00 is

Het automatisch gegenereerde nummer vraag je op door bij de klantvraag op de knop ‘klant bellen’ te klikken en is 10 minuten geldig. Wil je later nog eens terugbellen? Vraag dan een nieuw nummer aan.

 

Tip 2: Beantwoord ook alle dubbele klantvragen en behandel deze zo snel mogelijk 

Door veel openstaande cases in een keer goed te sluiten, kan de klant sneller worden geholpen.

 

Tip 3: Maak gebruik van standaardberichten 

In het verkoopaccount kun je bij een openstaande klantvraag een standaardbericht invoeren waarmee je vervolgens, met één druk op de knop, efficiënt met klanten communiceert. Vooral bij veel gestelde vragen is het handig om met standaardberichten te werken. Deze standaardberichten kun je zelf schrijven, opslaan en bewerken.

Door even te investeren in het opstellen van enkele standaardberichten bespaar je uiteindelijk een hoop tijd. Een groot deel van je bericht staat binnen één tel klaar, alleen het toevoegen van de specifieke informatie voor het beantwoorden van de klantvraag is nog nodig.

 

Tip 4: Maak gebruik van de e-mailintegratie 

Met de e-mailintegratie wordt de klantvraag doorgestuurd in een e-mail. Dit wordt gestuurd naar het e-mailadres dat genoteerd staat in je verkoopaccount als je algemene contactadres. Je kunt de klantvraag vervolgens in je eigen CRM-systeem behandelen. Jouw reactie wordt dan direct naar de klant verstuurd.