‘Dit zijn nieuwe inzichten voor partners’

Groei onder de loep

In de interviewserie ‘Groei onder de Loep’ spreken we met experts en specialisten in e-commerce en verkopen via bol.com. Elke editie staat één gast centraal en bespreken we één specifiek onderwerp. Deze editie: Floor Pennings, werkzaam als Capacity Manager binnen bol.com. Ze vertelt over het belang en de toegevoegde waarde van voorspellende data.

Artikel 22 oktober 2021

Floor Pennings (30) is bol.com’er sinds 2016 en werkt als Senior Capacity PlannerLinkedIn Floor 

Floor Pennings en haar collega’s overzien de capaciteitsplanning van de verschillende distributiecentra van bol.com. De feestdagenperiode vormt hierin altijd het hoogtepunt. ‘Dankzij voorspellende data kunnen we in deze drukke periode optimaal presteren.’   

Waarmee houd jij je als Capacity Manager dagelijks bezig? 

‘Als Capacity Manager ben ik verantwoordelijk voor de capaciteitsplanning van de distributiecentra en de afstemming met de rest van het bedrijf. Het is belangrijk om goed voorbereid te zijn op drukke periodes in de distributiecentra en zicht te hebben op welk assortiment het meest verkocht zal worden, zodat we ons daar optimaal op kunnen inrichten. Er is bijvoorbeeld een opslaglocatie voor XL-artikelen die flink wat ruimte in beslag nemen. Voor deze locatie is het altijd spannend wanneer de feestdagen in aantocht zijn en de vraag naar kunstkerstbomen en gourmetstellen toeneemt. Het is een behoorlijke puzzel om het juiste assortiment in de juiste hoeveelheid op voorraad te hebben en ervoor te zorgen dat alle spullen in het magazijn passen. We maken een schatting van hoeveel er dagelijks verkocht wordt en hoeveel nieuwe artikelen we weer kunnen toevoegen.’

Wat vind jij de mooiste ontwikkeling van het afgelopen jaar?  

‘Een mooie nieuwe ontwikkeling is dat we prognoses met onze verkooppartners delen. In de verkoopprognose zien we wat de verwachte verkooptrends en verkoopaantallen zijn binnen de verschillende productcategorieën. Elke partner kan hiermee aan de slag om goed voorbereid te zijn op de feestdagen. Black Friday, Sinterklaas en Kerst zorgen elk jaar voor een grote toename in de verkoopverwachting. Het is dus belangrijk om hier op te anticiperen. Ter illustratie: in de verkoopprognose is te zien dat we dit jaar tijdens de feestdagen veertien keer meer Home Entertainment-artikelen verkopen dan in de eerste week van juli. Een andere nieuwe optie die we tegenwoordig aanbieden is Verzenden via bol.com, waarbij we naast de verzending ook het transport verzorgen.’ 

Hoe zorgen jullie ervoor dat de logistieke operatie goed is voorbereid op de feestdagen?

‘De feestdagen zijn de drukste dagen van het jaar. Het is een grote uitdaging om zo’n periode logistiek optimaal in te richten. We werken daarom nauw samen met alle afdelingen binnen bol.com om er een succesvolle periode van te maken. We verdelen de voorraad zo slim mogelijk over de verschillende distributiecentra, zodat we deze locaties optimaal inzetten tijdens de drukke periode. Deze slimme verdeling hangt af van hoeveel we dagelijks verwachten aan nieuwe voorraad binnen te krijgen, hoeveel er op voorraad past en wat we dagelijks kunnen verwerken. Het goed verdelen van de totale capaciteit is daarom van groot belang. En we hebben nauw contact met onze logistieke partners om ervoor te zorgen dat de verschillende distributiecentra goed zijn voorbereid op de drukke periode. Zo zorgen we voor extra personeel om alle pakketten in te pakken en zijn er extra werkplekken aanwezig. De vervoerders hebben zich ook zodanig georganiseerd, dat ze de grotere aantallen pakketten tijdig kunnen verwerken. En na de feestdagenpiek begint de piek van het retourneren van cadeaus.’  

'Zo kun je zelf inschatten wat je verkoopaantallen gaan zijn'

Hoe verdeelt bol.com de voorraad zo slim mogelijk over de verschillende distributiecentra? 

‘Artikelen waarvan we verwachten dat deze voor een piek zorgen tijdens Black Friday,verdelen we over de verschillende distributiecentra. We zorgen er dus voor dat artikelen die enorm populair zijn op meerdere locaties liggen. Op deze manier kunnen we bestellingen die bestaan uit meerdere artikelen vanuit 1 magazijn verzenden. Er is dit jaar zelfs een speciale pieklocatie ingericht, van waaruit we de “hardlopers” snel naar de klant kunnen verzenden. Wanneer een klant kiest voor de “vandaag nog in huis”-optie van Select, dan kan het zijn dat we dit artikel vanuit een ander distributiecentrum versturen. We hebben de beschikking over een grote hoeveelheid data over bestellingen. Op basis van deze data voorspellen we hoe vaak artikelen gecombineerd worden verkocht, hoeveel artikelen er in een bestelling zitten en in hoeveel pakketjes dat uiteindelijk resulteert. We gebruiken daarvoor historische data, maar ook de promoties die gepland zijn. We stemmen promoties om die reden ook af met de commerciële afdelingen binnen bol.com. Het is bijvoorbeeld niet handig om meerdere deals met dezelfde productgroepen op dezelfde dag te voeren. Om een goede verdeling over de verschillende distributiecentra te kunnen garanderen, spreiden we de deals zoveel mogelijk over meerdere dagen.’

Hoe kunnen partners op basis van data de piekperiodes en drukke dagen voorspellen en hun capaciteit inrichten? 

‘Naast de verkoopverwachting die we met onze partners delen, delen we ook adviezen rondom levertijden en de juiste voorraadniveaus. We weten dat tijdens de feestdagen levertijden onder druk komen te staan, omdat er in het hele land meer pakketten verwerkt worden. Het is daarom belangrijk zoveel mogelijk de levertijd van de vervoerders in de gaten te houden en de leverbelofte richting de klant aan te passen indien nodig. Dit is een dienstverlening richting onze partners, al zijn we hier binnen bol.com zelf ook actief mee bezig. Het kan voorkomen dat we meer bestellingen binnenkrijgen dan dat we kunnen verwerken. Op zulke momenten zijn we genoodzaakt om levertijden aan te passen van bijvoorbeeld “morgen in huis” naar “binnen 2 dagen in huis”. Dit geldt in sommige gevallen ook voor de Logistiek via bol.com-bestellingen – die artikelen liggen immers in dezelfde distributiecentra. Uiteindelijk streven we er samen met onze partners naar dat alle pakketten op de afgesproken bezorgdatum bij onze gezamenlijke klanten in huis zijn.’

Hoe kan de partner deze inzichten praktisch toepassen? 

‘De partner kan zelf op het Partnerplatform zien op welke dagen het naar verwachting drukker wordt. Op basis daarvan kan hij de leverbelofte van zijn assortiment aanpassen. We raden aan ruim voor de feestdagen de voorraad in huis te hebben. Daarnaast is mijn advies om de verkoopprognoses die we delen actief te gebruiken, zodat je zelf kunt inschatten wat je verkoopaantallen gaan zijn. In drukke periodes kan bol.com hulp bieden bij logistieke activiteiten. Zo zetten we bijvoorbeeld de Logistiek via bol.com-dienst in, waarbij bol.com het gehele logistieke proces faciliteert.’

Het gebruik van voorspellende analyse is niet nieuw in e-commerce. Waar staat bol.com momenteel op dat gebied?

‘Op basis van de data die beschikbaar zijn over de afgelopen jaren, gebruiken we modellen die voorspellende analyses maken. Hoeveel er verkocht wordt, verschilt per dag. Op maandagen verkopen we bijvoorbeeld altijd meer dan op zaterdagen. Campagnes, deals, feestdagen en salarismomenten hebben ook een sterke invloed op de verkoopaantallen. Een factor die altijd lastig te voorspellen is, is het weer. Zodra de temperaturen in de zomer boven de 25 graden uitkomen, zien we een sterk toenemende vraag naar specifieke productgroepen zoals badproducten. Wanneer de temperaturen onder het vriespunt dalen, zien we weer een toename in de vraag naar schaatsen.’ 

Kan elke ondernemer aan de slag met voorspellende data?  

‘Elke partner kan zelf voorspellingen doen door te kijken naar eigen verkoopcijfers en trends. Historische data helpen daarbij om inzicht te krijgen in wanneer de verkoopaantallen toenemen en wanneer deze afzwakken. Zeker als je deze data over meerdere jaren beschikbaar hebt, kun je daar trends in herkennen en deze gebruiken om te anticiperen op toekomstige marktontwikkelingen.’ 

Welk advies zou je partners willen meegeven als het gaat om het inzetten van voorspellende data? Wat is jouw gouden tip? 

‘We geloven erin dat data de basis zijn om te voorspellen wat er verkocht gaat worden. Zorg dat je ver vooruit kijkt om te bepalen of alles logistiek haalbaar is en houd er rekening mee dat drukke periodes voor jou ook drukke periodes zijn voor anderen. Bedenk wat er voor nodig is om je op pieken in te richten en bepaal voor jezelf waar kansen liggen. En houd vooral het partnerplatform in de gaten voor tips. Goed voorbereid zijn is het halve werk!’