Factuur voor zakelijke klanten

Wanneer een klant iets bestelt via bol dan krijgt hij hiervan automatisch een betaaloverzicht. Dit betaaloverzicht wordt door bol verzorgd, evenals het afhandelen van de betaling. Aan de wettelijke verplichtingen die jij daarnaast als ondernemer hebt, dien je zelf te voldoen. Hierbij hoort ook het uitreiken van een correcte factuur voor de (zakelijke) klant.

Let op!

De informatie op deze pagina is alleen van toepassing op partners die gevestigd zijn in de EU.

Wanneer dien je een factuur te sturen?

Wanneer je een artikel levert aan een zakelijke klant, is het verplicht een correcte factuur uit te reiken. Omdat jij de partij bent die de levering verricht aan de klant, is het jouw verantwoordelijkheid om een juiste factuur uit te reiken. Lees meer over de Nederlandse factuureisen van de Belastingdienst.

Is het KVK- of btw-nummer niet bekend? Dan heeft de klant deze niet opgegeven op moment van bestellen. Als partner ben je niet verplicht om deze op de factuur te vermelden.

Factuurvoorbeelden

Hieronder vind je twee voorbeeldfacturen:

Zo verstuur je een factuur

Om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen, is het nodig om de factuur in het verkoopaccount te uploaden. Bij elke bestelling wordt automatisch aangegeven of de bestelling gedaan is vanaf een zakelijk account. Zo zie je direct of je een factuur mee moet sturen. Daarnaast kan de klant via een knop in het klantaccount direct een factuur aanvragen. Een klant hoeft niet als zakelijke klant besteld te hebben om een factuur op te vragen. Ook is het verplicht om een factuur mee te sturen bij verkopen over de grens.

Zodra de klant via de knop om een factuur vraagt krijg je het verzoek binnen bij ‘Factuuraanvragen’ onder de tab ‘Bestellingen’ in je verkoopaccount. Je krijgt dan automatisch alle informatie die je nodig hebt om de factuur op te stellen. Je verstuurt de factuur naar de klant door de factuur in de factuuraanvraag te uploaden. De factuur wordt dan automatisch in het klantaccount beschikbaar.

Goed om te weten: factuuraanvragen moeten binnen 24 uur beantwoord worden door de factuur in het verkoopaccount of via de Retailer API te uploaden. Je kunt de facturen ook direct na het versturen van de order uploaden via de Retailer API. Zo kan de klant de factuur direct downloaden uit zijn klantaccount en voorkom je dat je factuuraanvragen krijgt. Een factuuraanvraag wordt alleen gesloten door de factuur te uploaden, ook als de order geannuleerd is.

Tip!

Lukt het niet om de factuur te versturen via de factuuraanvraag omdat het bestand als onveilig wordt beschouwd? Volg dan dit stappenplan:

1. Sla het bestand op als ‘printen als pdf’. Dit doe je door het bestand te openen en vervolgens op ‘print’ te drukken.

2. Uit de lijst van printers kies je voor ‘print to pdf’.

3. Druk op ‘print’. Vervolgens krijg je de vraag waar je het pdf-bestand wilt opslaan.

4. Sla het bestand op.

5. Je hebt nu een versimpeld pdf-bestand dat geschikt is om via de klantvraag te versturen.

Voor Mac-gebruikers: gebruik het programma ‘Preview’ en kies bij het menu ‘File voor Export to PDF’.

Welke informatie deel je op een factuur?

Op de website van de Belastingdienst vind je alle factuureisen. Op een factuur staan ten minste de volgende zaken:

Het factuurnummer
Het bol bestelnummer dat bij deze bestelling hoort (te vinden bij ‘Factuuraanvragen’ of onder 'Upload')
De datum waarop het artikel is geleverd
Jouw volledige (juridische) naam, adres en contactgegevens
Jouw KvK-nummer
Het btw-identificatienummer van je onderneming
De volledige naam en factuuradres van de klant*
Een geldig btw-identificatienummer van de klant (alleen voor buitenlandse klanten bij een intracommunautaire levering van goederen)*
Het aantal geleverde artikelen
Een omschrijving van elk artikel dat is geleverd
Het verkoopbedrag exclusief btw
De btw-tarieven
Het btw-bedrag (indien van toepassing: verschuldigd btw-bedrag per btw-tarief)
Het totaalbedrag inclusief btw
Een vermelding wanneer er sprake is van een intracommunautaire levering van goederen

Ben je een Belgische partner en verkoop je aan Belgische zakelijke klanten?

Vanaf 1 januari 2026 geldt er nieuwe wetgeving in België. Belgische partners moeten B2B-facturen versturen via gestructureerde elektronische facturatie. Dit is wettelijk verplicht voor alle transacties tussen Belgische btw-geregistreerde bedrijven. Een btw-factuur via ons platform wordt dan niet meer geaccepteerd.

Je verstuurt de e-factuur rechtstreeks naar de klant via het Peppol-netwerk, zonder tussenkomst van bol. Zorg dat je je facturatiesysteem op tijd aanpast en de nodige stappen zet, zoals aansluiten op een Peppol Access Point.

De verplichting voor e-facturatie geldt alleen voor verkopen aan Belgische zakelijke klanten. Voor verkopen aan particuliere klanten in België hoef je geen e-factuur te versturen.

Pas je systemen tijdig aan en neem de juiste maatregelen. Meer informatie over e-facturatie in België vind je via de website van de Federale Overheidsdienst (FOD) of neem contact op met je eigen adviseur.

Meer informatie over e-facturatie: e-facturering binnen ieders bereik – e-factuur en FAQ – e-factuur.

Factuureisen

Lees meer over de Nederlandse factuureisen van de Belastingdienst.

Let op!

Vermeld geen rekeningnummer op de factuur. De klant betaalt zoals je gewend bent aan bol, op basis van het automatisch verstuurde betaaloverzicht. Ook jouw kosten, zoals de commissie en verzendkosten, dienen niet vermeld te worden op de factuur voor de klant.